لقاء مع مديرة قسم التطوير التنظيمي بإدارة التخطيط والتطويرالتربوي بجدة

جدة - حوار / فاطمة باكو دح :

حتى تضمن أي منظمة نجاحها وبقاءها واستمرار خدماتها بجودة عالية وتميز كبير تحتاج إلى مراجعة دائمة ومستمرة لخططها واستراتيجياتها وأساليب ووسائل تحقيقها.وفي عالم يتصف بسرعة التغيير وتسارع الأحداث والتطورات لا تكفي المراجعة والتوثيق وتحقيق الأهداف لتحقيق التميز،بل لابد وان نتطلع إلى الأفضل والأجود وان نحرص على اللحاق بركب التقدم المعرفي والتقني والتنظيمي في جميع المجالات، وقد يستدعي هذا إجراء التعديلات والقيام بعملية الإصلاح والتطوير أو التغيير .ومن أهم مجالات التطوير” الإصلاح الإداري ” فالنجاح الباهر الذي نلحظه في كل ما يدور حولنا يعتمد بالدرجة الأولى على مدى قوة الإدارة وما تنتهجه من أساليب وطرق إدارية حديثة تتمكن بواسطتها من إدارة مواردها البشرية والمادية والمالية ....الخ. ولعل من أولويات الإصلاح الإداري .. التطوير في آليات وإجراءات وأساليب العمل ، وإعادة دراسة اللوائح والأنظمة والأدلة والهياكل التنظيمية التي تساهم في توفير بيئة عمل فعالة ومنتجة وفق معايير الجودة، (تسند هذه المهمة في الإدارات إلى وحدة تنظيمية هي (التطوير الإداري). ولحاجتنا جميعا إلى معرفة مفاهيم ومهام وفلسفة التطوير الإداري ، ومعرفة دوره في تغيير المناخ التنظيمي بالإدارة الى الأفضل ،

ولكي نقف على مزيد من المعلومات حول هذا الموضوع، أجرينا الحوار التالي مع رئيسة قسم التطويرالتنظيمي التابع لوحدة التخطيط بالإدارة العامة للتربية والتعليم للبنات بمحافظة جدة الأستاذة / نوال بكر الصيني .س 1/ نأمل في بداية اللقاء إعطاءنا فكرة عن بدايات التطوير الإداري بتعليم البنات بجدة ؟

ج 1- بدأ الاهتمام بالتطوير الإداري ودعمه على مستوى الدولة بإنشاء وحدات للتطوير الإداري في جميع الأجهزة الحكومية بالأمر السامي رقم 7/ 1108/ م والموافق عليه من وزارة الخدمة المدنية بالخطاب رقم 41/32889 وتاريخ 3/12/1410هـ. وفيما يتعلق بتعليم البنات بجدة فقد تم اعتماد تكوين فريق للتطوير الإداريبالإدارة العامـــــــــة للتربية والــــــتعليم بمنــــطقة مكة المــــــكرمة بجــــــــدة(بنات) ابتداءً من العام الدراسي 1425 / 1426هـ ، ثم اعتمد كقسم في وحدة التخطيط هذا العام 1428/ 1429هـ ، وعلى مدى ثلاث سنوات في تعليم البنات بجدة خطى التطوير الإداري خطوات تأسيسية متأنية ومدروسة، فاعتماد إنشاء قسم مستقل بالإدارة يُعنى بالتطوير الإداري ، يدل على اهتمام المسؤولين بالوزارة والإدارة على تطوير الكيان الكبير ” التربية والتعليم ”، وعليه فإن البداية يجب أن تكون في بناء الوعي الإداري بمفاهيم التطوير وأهميته في تحقيق الأهداف ونشر ثقافته.

س 2 / ما هي مهام التطوير الإداري المعتمدة في الوزارة والواردة في الهيكل التنظيمي الجديد للإدارات التعليمية؟

ج 2 - إن مهام التطوير الإداري حسب الدليل التنظيمي للهيكل المفعل من عام 1427هـ هي كالتالي :

1. متابعة تطبيق الهيكل التنظيمي والدليل التنظيمي للإدارة ، والرفع بالملاحظات والاستفسارات والمقترحات لوكالة الوزارة للتخطيط .

2. تبسيط الإجراءات الإدارية في الإدارة وإعداد الأدلة الخاصة بها وتصميم النماذج المستخدمة وتطويرها ومتابعة تنفيذها .

3. تحسين بيئة العمل وتوزيع الأماكن المتاحة على الوحدات التابعة للإدارة بما يساعد على تحقيق الرضا الوظيفي وانجاز العمل .

4. تنمية مهارات العاملين بإدارة التربية والتعليم ، وتحسين أدائهم من خلال تحديد الاحتياجات التدريبية والحلقات والندوات والإيفاد و الابتعاث لغير شاغلي الوظائف التعليمية ومتابعة تنفيذ ذلك.

5. دراسة أوضاع الموفودين/ الموفودات والمبتعثين للدراسة داخل وخارج المملكة من منسوبي/ منسوبات الإدارة بالتنسيق مع الجهة ذات العلاقة بالوزارة.

6. متابعة تطبيق معايير التقويم والجودة بالمنطقة ، وفق ما يرد من الجهة ذات العلاقة بالوزارة ، وإعداد التقارير التقويمية عنها .

7. الإشراف على تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالوحدة وشعبها وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

8. إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وانجازات الوحدة وشعبها ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير عام التربية والتعليم .

9. أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .

س 3/ ماذا قدم التطوير الإداري كقسم تابع لوحدة التخطيط لمنسوبات الإدارة؟

ج 3 - حرص فريق العمل على تفعيل المهام المكلف بها من خلال نشر ثقافة التطوير الإداري مفهوما وعملا بين كافة منسوبات ومنسوبي الوحدات الإدارية بإدارة التربية والتعليم ، وتعزيزها وتقديم المقترحات حول آلية تفعيل الهيكل التنظيمي وتحليل مضامينه ، ورفع التقارير الخاصة به لمقام الوزارة، كما عملنا ومازلنا نعمل جاهدين على تطوير أساليب العمل بإعداد الأدلة الإجرائية، ودراسة النماذج المستخدمة في العمل وتوظيفها نحو الاستخدام الأمثل ، وإجراء التعديلات اللازمة عليها . ومن ثم اقتراح الآليات الخاصة بتحسين بيئة العمل وتوزيع الأماكن المتاحة لجميع الوحدات المفعلة بالإدارة يما يساعد على تحقيق الرضا الوظيفي للعاملين والعاملات . كما حرصنا على الاهتمام بفئة هامة وفاعلة وهن شاغلات الوظائف التنفيذية من خلال الاجتماع يهن والاستماع لآرائهن ورفعها للجهات المسئولة ، وتنمية مهاراتهن بالتدريب وورش العمل حسب احتياجاتهن للرفع من مستوى أدائهن ،وينفذ الفريق أيضا كافة المهام الموكلة له في مجال اختصاصه من تنفيذ برامج ومشاريع تطويرية ، وتنفيذ برامج ومشاريع الوزارة ممثلة في وكالة التخطيط فيما يخدم التطوير الإداري بالإدارة.

س 4/ ما هي شروط الأداء التي يسعى التطوير الإداري لتأصيلها ، وما هي معاييره التي يأمل الوصول إليها ؟

ج 4 - شروط الأداء التي نسعى لتأصيلها هي وضوح وشفافية المهام ، الأهلية والكفاية، النتائج ، المنافسة ، التعاون في أداء المهمة ، الالتزام بالقيام بالمهام, أما بالنسبة لتصنيف معايير الأداء فهي الجودة ، الكمية والوقت.

س 5/ على مدى السنوات القليلة التي تم إنشاء القسم فيها . هل هناك انجازات تم من خلالها تحقيق بعض الأهداف المنشودة؟

ج5 – بالرغم من عدم توفر عدد كافي من الموظفات في القسم ،إلا انه ولله الحمد تم انجازعدد من البرامـــج و المشاريع منها :

1. برنامج التنمية الإدارية: بدأ تفعيل البرنامج من العام الدراسي 1426/1427هـ وهو من البرامج المستمرة لكونها تغطي مجالات عديدة ومتشعبة في التنمية الإدارية ،ويتم تنفيذ البرنامج على مراحل كل مرحلة تغطي عاماً دراسياً كاملاً . وتضم في داخلها برامج متنوعة وتستهدف تطوير الأداء الإداري بصورة مباشرة من خلال العاملين والعاملات في هذا المجال بالإدارة العامة من إداريات وقيادات على كافة مستوياتها ومنذ بدء التفعيل تم تنفيذ البرامج التالية:-ورشة عمل لشرح عناصر تقويم الأداء الوظيفي لشاغلي الوظائف التنفيذية (الإدارية ). تنمية مهارات شاغلات الوظائف التنفيذية في مجال التخطيط بإرســاء مبادئ أساسية ومبسطة في ثقافة التخطيط .تنفيذ برنامج ( تبادل زيارات ) بين عضوات التطوير الإداري من إدارة تعليم البنات بجـدة ( الجهة المضيفة ) وإدارة تعليم الليث , العاصمة المقدسة بنات . لشرح وتوضيح المراحل التي قطعها التطوير الإداري والانجازات التي حققها وحاجة الميدان التربوي والتعليمي لوجود جهة تهتم بهذا الجانب ، من مخرجات الزيارة .إعــداد خطــة عمــل متكاملة وشــاملة مع مديرات ومدراء جميع الوحدات والإدارات التابعة للإدارة العامة للتربية والتعليم لمتابعـة تنفيذ مضامين الهيكل والدليل التنظيمي الصــادر من الـوزارة. تنمية مهارات عضوات التطوير بإلحاقهن بدورات أو حضورهن ملتقيات إدارية .توزيع نشرات تعريفية في مجال التطوير الإداري .تقديم خدمات إرشادية واستشارية حول التنظيم الإداري وتقويم الأداء الوظيفي لمنسوبات الإدارة .إعداد دراسة مسحية وفق المنهج العلمي السليم تتناول أوضاع شاغلات الوظائف التنفيذية (الإدارية) تمهيداً لرفعها لجهات الاختصاص . المشاركة في برنامج " معلمة منتظمة صانعة أمة " بالتعاون مع وحدة المتابعة .إعداد ( أنموذج مقترح ) لدليل العمل الإجرائي وتوزيعه على جميع الإدارات والوحدات والمراكز.

2. برنامج تكوين قاعدة بيانات لشاغلات الوظائف التنفيذية .

3. برنامج التفوق الإداري .

4. مشروع الدليل الإجرائي للإدارة العامة للتربية والتعليم

5. مشروع تخطيط القوى العاملة بالإدارة العامة للتربية والتعليم بمنطقة مكة المكرمة / جدة بنات

6. مشروع تنظيم الإجراءات المتبعة في الاتصالات الإدارية وتحسينها. *** صعوبات و تطلعات....

س6 / ما هي ابرز الصعوبات التي يواجهها التطوير الإداري بوحدة التخطيط؟

ج6 من أهم الصعوبات عدم توفر ميزانية للتطوير الإداري لتدريب شاغلات الوظائف التنفيذية ، إضافة إلى عدم توفر القوى البشرية المؤهلة لممارسة مهام التطوير الإداري ( مستشار إداري ، خبير إداري ، محلل إداري ، باحث ... الخ ) ، عدم تفريغ من قبل عضوات الفريق المكلف للعمل بالوحدة ، وحاجة العضوات إلى حضور دورات خارجية على مستوى دول الخليج العربي ، أو على مستوى الدول العربية للوقوف على آخر المستجدات في مجال التخطيط التطوير الإداري ، و من المعوقات أيضا عدم توفر المعلومات من الميدان لعدم وجود قاعدة معلومات ثابتة وموحدة بالإدارة ، كما أننا نجد صعوبة في تنفيذ المهام المناطة بفريق التطوير الإداري وسببها فجوة الاتصال الإداري بين الإدارات وعدم القناعة بأهمية التغيير وآثاره الايجابية في تحقيق الرضا الوظيفي وتوفير المناخ التنظيمي والبيئة المنظمة المناسبة في العمل ، و ضعف نظام المحاسبية بشكل عام مما يفقد المتابعة أهميتها .

س7/ كيف سيتم التعامل مع الواقع في تحقيق أهداف مبادرة الوزارة في آلية تغيير المناخ التنظيمي بإصدار الهيكل التنظيمي والأدلة المرافقة له؟

القاريْ لهذه المبادرة يجد في مضامينها النظرة نحو التطوير والتجديد كونها ركيزة أساسية في أجندة التطوير الإداري، فالبيروقراطية تمثل دوما عقبة أمام مسيرة الإبداع ، لذا فإن من أهم أهداف هذا الإصدار هو إيجاد مناخ تنظيمي وإداري مناسب لينطلق من خلاله كافة العاملين سواء في الإدارة العليا أو الوسطى أو التنفيذية إلى ميدان الإبداع والابتكار والتجديد والتطوير في أعمالهم وأبحاثهم ودراساتهم ومشاريعهم . كما نلمس جدية الوزارة نحو العمل على الحد من الأساليب البيروقراطية الإدارية حتى لاتقـف عائقا أمام القدرات الإبداعية بل نحولها إلى عوامل تشجع عمليات الإبداع وتساهم بصورة فاعلة في احتواء العقول المبتكرة وحثها على الإنجاز وتسعى إلى تكوين قاعدة من القياديين والمديرين الذين يحملون أدوات متنوعة وأفكار وأساليب ورؤى ومقترحات لمشاريع خلاقة ومبدعة في المجالات الإدارية المتعددة ، وتبذر فيهم روح الحماس لبناء نظم عمل متقدمة لإنجاز العمل إلى جانب تطوير السياسات والإجراءات والأدلة التي يستوجب تفعيلها لأنها من مقومات نجاح الهيكل التنظيمي في توفير بيئة العمل المنتجة .

العمل بدلاً من الفكر الفردي ، العمل على إنشاء مكتبة وأرشيف الكتروني متجدد بالإدارة يتضمن كل ما يخدم عملية التطويـــــر الإداري و نشر ثقافة تنظيم العمل بين جميع المنسوبات ، إضافة إلى قناعة الإدارة العليا لإدارة التغيير ودعمه ، تشخيص واقع الإدارة ببعد وواقعية والانطلاق منه للتطوير ،إنشاء نظام اتصالات ومراسلات داخلية تستخدم التقنية الحديثة وتتفق مع نظم الإدارة الإلكترونية ، تنظيم الإجراءات الإدارية المتبعة وتحسين إجراءاتها بتفعيل نظام اتصالات إداري موحد بكل التفصيلات الدقيقة اللازمة لنجاحه ولتحقيق ذلك لابد من عقد اجتماع محدد المحاور مع قيادات الإدارة العليا ( مدي عام التربية والتعليم / المساعد للشؤون المدرسية / المساعدة للشؤون التعليمية / مدير شؤون المباني / مدير الشؤون المالية والإدارية) لتحديد متطلبات أداء العمل حسب التنظيم الداخلي للإدارة في المخاطبات والمراسلات الرسمية ومقارنتها بنظام الاتصالات الرسمية الحكومية المعتمدة من معهد الإدارة العامة والمنبثقة من أنظمة وزارة الخدمة المدنية ، ومن ثم تعميمها على كافة الإدارات لضمان سهولة سير المعاملات وتبسيط إجراءاتها وعقد الدورات اللازمة لذلك ، التعاون مع وحدة الإعلام لإصدار مجلة ثقافية إدارية كل ثلاثة أشهر " تصدر نصف سنوية في البداية " تتناول المواضيع الإدارية في مجال التربية والتعليم ، إعداد حقائب عمل تطويرية لكل إدارة من واقع اللوائح والتعليمات الخاصة بها ، إعداد أدلة العمل الإجرائية التي تتوافق مع معطيات وتطلعات الوزارة وتساهم في جودة الأداء، تحقيق شعار وحدة التخطيط ( إدارة حديثة بأفضل أداء ، وأقل جهد وتكلفة ) ، إعداد خطة تدريبية وتأهيلية مدروسة واستراتيجية للمستجدين والمستجدات في العمل ولإعداد الصف الثاني من القيادات في جميع مجالات الإدارة. كما اتمنى أن نحصل على دعم المسئولين في إطلاق برامج إبداعية تقدم خدمات مميزة للموظفين والموظفات تنمي ولاءهم وانتماءهم للإدارة وتحقق الرضا الوظيفي لديهم .